Integritetspolicy

Vem är ansvarig för personuppgifterna?

Kobane kan ha två olika roller när det gäller behandling av personuppgifter:

Personuppgiftsansvarig

För personuppgifter där Kobane bestämmer ändamål och medel för behandlingen är vi personuppgiftsansvarig. Det gäller till exempel uppgifter om:

• kunder och kontaktpersoner
• leverantörer
• rekrytering
• besökare på webbplatsen
• personer som kontaktar Kobane via webbplatsen

Personuppgiftsbiträde

När Kobane utför redovisnings- och ekonomitjänster åt kunder kan vi också behandla personuppgifter på uppdrag av kunden. I de fallen är kunden normalt personuppgiftsansvarig och Kobane behandlar uppgifterna enligt kundens instruktioner och tillämpliga personuppgiftsbiträdesavtal.

Vilka personuppgifter kan behandlas?

Vilka uppgifter som behandlas beror på relationen och vilken tjänst som avses. Följande kategorier kan förekomma:

Identifierande uppgifter

• namn
• titel
• personnummer där det är nödvändigt

Kontaktuppgifter

• adress
• telefonnummer
• e-postadress

Ekonomisk och administrativ information

• fakturor
• betalningsinformation
• betalningshistorik
• redovisningsunderlag
• löneuppgifter där relevant

Digital information

• IP-adress
• information som skapas genom användning av webbplatsen
• kakor (cookies) eller liknande tekniker där tillämpligt

Rekryteringsinformation

• kontaktuppgifter
• CV
• utbildning
• arbetslivserfarenhet
• referenser
• löneuppgifter i den mån det är relevant för rekryteringen

Kundens redovisnings- och lönedata

När Kobane agerar personuppgiftsbiträde kan informationen inkludera:

• personuppgifter om anställda
• löneuppgifter
• semester- och frånvaroinformation
• tidrapporter
• förmåner
• information i redovisningsdokumentation
• kund- och leverantörskontakter
• kvitton och fakturor

Var kommer uppgifterna ifrån?

Informationen kan komma från olika källor:

• lämnas direkt av dig som individ
• lämnas av en Kobane-kund när Kobane agerar personuppgiftsbiträde
• uppstå genom affärsrelationen
• i förekommande fall kompletteras eller kontrolleras via offentliga register eller andra legitima källor

Exempel kan vara företagsregister, folkbokföringsregister eller kreditinformationstjänster när det är juridiskt och operativt relevant.

Ändamål med behandlingen

Personuppgifter kan behandlas för ändamål som:

• tillhandahålla redovisnings- och ekonomitjänster
• administrera kund- och leverantörsrelationer
• fullfölja avtal
• fakturering och betalningar
• löne- och redovisningsadministration åt kunder
• besvara förfrågningar
• rekrytering
• uppfylla juridiska skyldigheter
• drift och förbättring av webbplatsen
• lämplig kommunikation och marknadsföring

Rättsliga grunder

Kobane behandlar personuppgifter bara när det finns en giltig rättslig grund. Följande grunder kan vara aktuella:

Avtal

När behandlingen är nödvändig för att fullfölja eller förbereda ett avtal.

Rättslig förpliktelse

När Kobane måste behandla information för att följa tillämpliga lagar och regler.

Berättigat intresse / intresseavvägning

När Kobane har ett berättigat affärsmässigt intresse och individens intressen och rättigheter inte väger tyngre. Detta kan i förekommande fall omfatta direkt marknadsföring.

Samtycke

Används när samtycke är den lämpliga rättsliga grunden, till exempel för viss frivillig behandling. Samtycke kan alltid återkallas när behandlingen bygger på samtycke. Samtycke är inte standardgrunden för all behandling.

Marknadsföring

Personuppgifter kan i förekommande fall användas för information om Kobanes tjänster. Om behandlingen bygger på berättigat intresse för direkt marknadsföring har du rätt att invända mot direkt marknadsföring när som helst.

Webbplats, formulär och digitala tjänster

När någon besöker webbplatsen, skickar in ett kontaktformulär eller kontaktar Kobane via digitala funktioner kan viss teknisk information och den information som lämnas aktivt komma att behandlas. Webbplatsen kan använda externa digitala tjänsteleverantörer för webbplatsens funktioner, formulär, CRM och relaterad administration.

Internationell överföring av personuppgifter

Kobane och våra tjänsteleverantörer strävar efter att behandla data med lämpligt skydd. Vissa tekniska leverantörer kan dock komma att behandla personuppgifter utanför EU/EES.

När personuppgifter överförs utanför EU/EES ska lämpliga rättsliga överföringsmekanismer och skyddsåtgärder användas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Det kan till exempel handla om adekvansbeslut, standardavtalsklausuler eller andra juridiskt erkända skyddsåtgärder.

Vem kan få ta del av personuppgifterna?

Information kan i den utsträckning det är nödvändigt delas med:

• tjänsteleverantörer och personuppgiftsbiträden
• IT- och systemleverantörer
• myndigheter
• professionella samarbetspartners där relevant
• andra mottagare där det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten

Personuppgiftsbiträden agerar enligt avtal och instruktioner.

Säkerhet

Kobane använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot:

• obefogad åtkomst
• förlust
• ändring
• olovligt utlämnande
• annan obehörig behandling

Ingen metod för överföring eller lagring kan garantera fullständig säkerhet, men vi strävar efter att upprätthålla en skyddsnivå som är lämplig för den information som behandlas.

Hur länge sparas uppgifterna?

Personuppgifter sparas bara så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål eller så länge det krävs enligt lag. Olika kategorier av information kan därför ha olika lagringstider.

För redovisningsinformation gäller att räkenskapsinformation normalt ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Rekryteringsinformation ska sparas bara så länge det är motiverat av rekryteringsprocessen, om inte samtycke eller en annan rättslig grund finns för längre lagring.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddslagstiftningen har du som registrerad bland annat rätt till:

• rätt till information om behandlingen
• rätt till tillgång (registerutdrag)
• rätt till rättelse
• rätt till radering
• rätt till begränsning av behandling
• rätt att invända mot behandling
• rätt till dataportabilitet där tillämpligt
• rätt att återkalla samtycke när samtycke är den rättsliga grunden

Rättigheterna kan vara föremål för juridiska begränsningar beroende på omständigheterna. Om Kobane agerar enbart som personuppgiftsbiträde kan du behöva vända dig till den aktuella Kobane-kunden som är personuppgiftsansvarig.

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter har behandlats felaktigt har du rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Mer information finns på imy.se.

Kontakt i integritetsfrågor

Har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter? Kontakta oss gärna:

Ändringar i policyn

Kobane kan komma att uppdatera integritetspolicyn när det behövs, till exempel på grund av ändringar i behandlingen, tjänsterna eller lagstiftningen.

Senast uppdaterad: 2026-08-11